Váš tím má plné ruky práce. Projekty napredujú. Úlohy sa plnia. Konajú sa porady. Ľudia tvrdo pracujú. A predsa sa tie najdôležitejšie ciele akosi stále nedosahujú dostatočne rýchlo.

Prečo?

Problémom nemusí byť produktivita. Problémom môže byť to, že práca nie je prepojená s výsledkami. Tím môže splniť stovky úloh a napriek tomu dosiahnuť len obmedzený pokrok v oblastiach, ktoré sú pre firmu skutočne dôležité. Toto je jedna z hlavných výziev pri realizácii stratégie: premeniť strategické ciele na koordinovanú každodennú prácu – a pochopiť, či táto práca skutočne prináša pokrok.

Rozdiel medzi tým, keď je človek zaneprázdnený, a tým, keď dosahuje pokrok

Väčšina organizácií nemá nedostatok práce. Je potrebné odpovedať na e-maily, riadiť projekty, poskytovať podporu zákazníkom, zúčastňovať sa na stretnutiach, pripravovať správy a plniť úlohy. Problémom nie je nutne množstvo práce. Problémom je prepojenie medzi prácou a výsledkom. Uvažujme nad jednoduchým príkladom.

Spoločnosť má strategický cieľ:

Zvýšiť retenciu zákazníkov.

Tím potom pracuje na:

• aktualizácii materiálov pre nových zamestnancov
• organizovaní stretnutí so zákazníkmi
• riešenie problémov s produktom
• zasielaní následných e-mailov
• analýze údajov o zákazníkoch
• vytváranie novej dokumentácie
• spúšťanie kampaní

Všetky tieto činnosti môžu byť užitočné.

Ale dokáže tím jasne odpovedať na otázku:

Ktoré činnosti priamo prispievajú k dosiahnutiu cieľa v oblasti udržania zákazníkov?

A čo je ešte dôležitejšie:

Ako vieme, či skutočne prinášajú výsledky?

Bez tejto súvislosti sa realizácia stáva skôr súborom činností než koordinovaným systémom na dosiahnutie výsledku.

Čo je realizácia stratégie?

Realizácia stratégie je proces premeny strategických cieľov a priorít na koordinované kroky, merateľný pokrok a obchodné výsledky.

Stratégia definuje, kam chce organizácia smerovať.

Realizácia určuje, čo sa skutočne stane.

Práve v tejto medzere má mnoho organizácií problémy.

Stratégia môže byť na úrovni vedenia jasná:

Zvýšiť tržby v podnikovom segmente.

Ale čo to znamená pre ľudí, ktorí túto prácu vykonávajú?

Ktorým projektom by sa mala dať priorita?

Ktoré činnosti sú najdôležitejšie?

Kto za ne zodpovedá?

Čo by sa malo stať tento týždeň?

Na ktorých schôdzach by sa mali riešiť?

Ktoré KPI by sa mali sledovať?

A ako vieme, či táto práca posúva strategický cieľ dopredu?

Tu sa realizácia stratégie stáva niečím viac než len plánovaním.

Stáva sa otázkou prepojenia stratégie s prácou.

Prečo tímy nedosahujú ciele, aj keď všetci pracujú?

Existuje niekoľko bežných dôvodov.

1. Ciele existujú oddelene od každodennej práce

Strategické ciele sa môžu definovať počas ročného plánovania alebo štvrťročných hodnotení.

Úlohy a projekty sa medzitým riadia inde.

To vedie k nesúladu.

Cieľ znie:

Zvýšiť retenciu zákazníkov o 15 %.

Systém riadenia projektov hovorí:

Aktualizovať proces zapracovania nových zamestnancov.

Systém CRM uvádza:

Minulý mesiac sa zvýšila fluktuácia zákazníkov.

Zápisnica zo stretnutia uvádza:

Diskutujte o vylepšeniach procesu zapracovania nových zamestnancov.

V tabuľke sa uvádza:

Udržanie zákazníkov = 82 %.

Všetky informácie existujú.

Možno však nie sú súčasťou jedného prepojeného systému.

Výsledkom je, že ľudia vedia, čo robia, ale nie vždy vedia, ako ich práca prispieva k celkovému cieľu.

2. Tímy merajú aktivitu namiesto dopadu

Jednou z najľahšie merateľných vecí je aktivita.

Koľko úloh bolo dokončených?

Koľko stretnutí sa uskutočnilo?

Koľko hodín bolo zaznamenaných?

Koľko projektov bolo dodaných?

Tieto ukazovatele môžu byť užitočné.

Ale nemusí to nutne znamenať, že organizácia robí pokroky.

Existuje dôležitý rozdiel medzi:

Výstupom a Výsledkom.

Napríklad:

50 dokončených úloh

je výstup.

Zvýšenie retencie zákazníkov

je výsledok.

Prvý vám hovorí, že sa niečo stalo.

Druhá informácia vám hovorí, že sa niečo zmenilo.

Toto rozlíšenie je dôležité, pretože viac dokončenej práce automaticky neznamená väčší pokrok.

3. Priorita sa stráca v pracovnom toku

Aj keď vedenie jasne komunikuje strategické priority, tímy môžu byť zahltené všetkým, čo je potrebné urobiť. Naliehavá práca konkuruje dôležitej práci. Objavujú sa nové požiadavky. Zákazníci potrebujú pozornosť. Projekty sa prekrývajú. Zasadnutia vedú k novým úlohám. Rôzne oddelenia majú rôzne priority. Externí partneri môžu mať svoje vlastné časové harmonogramy.

Postupom času sa môže oslabiť prepojenie medzi:

tým, čo je najdôležitejšie, a tým, na čom ľudia skutočne pracujú, môže oslabiť.

To je jeden z dôvodov, prečo strategická realizácia vyžaduje viac než len strategický dokument.

Potrebuje systém, ktorý udrží prepojenie medzi prioritami a ich realizáciou.

4. Porady vedú k akciám — ale tieto akcie miznú

Porady sú ďalším bežným zdrojom nesúvislej práce.

Typické stretnutie môže priniesť:

• rozhodnutia
• úlohy
• zodpovedné osoby
• termíny
• následné úlohy

Ale čo sa stane ďalej?

Úloha môže zostať v zápise zo schôdze. Ďalšia úloha môže byť pridaná do nástroja na riadenie projektov. Tretia úloha môže byť odoslaná e-mailom. A štvrtú si možno niekto jednoducho zapamätá. Schôdza sa uskutočnila. Rozhodnutie bolo prijaté. Systém na vykonávanie však nemusí vedieť, čo sa zmenilo.

Prepojenejší prístup vyzerá takto:

Stretnutie → Rozhodnutie → Činnosť → Cieľ → Výsledok

Zasadnutie sa stáva súčasťou realizácie, nie samostatnou činnosťou.

5. Externá spolupráca pridáva ďalšiu vrstvu zložitosti

Moderné organizácie zriedka pracujú samostatne.

Tímy spolupracujú s:

• klientmi
• partnermi
• dodávateľmi
• konzultantmi
• nezávislými pracovníkmi
• agentúry
• mentori
• externí špecialisti

To vytvára ďalšiu výzvu. Externí ľudia potrebujú dostatočný kontext, aby mohli efektívne prispievať. Nemusia však mať prístup k celému internému pracovnému toku organizácie.

Napríklad agentúra môže potrebovať vedieť:

Aký je cieľ klienta?

Čo je potrebné dodať?

Aký je aktuálny pokrok?

Aké sú relevantné KPI?

Klient však nemusí mať potrebu vidieť každú internú úlohu, diskusiu alebo proces. Dobrá realizácia si preto vyžaduje nielen vnútornú koordináciu, ale aj riadenú spoluprácu presahujúcu hranice organizácie.

Skrytý problém: nesúrodá práca

Keď dáte všetky tieto výzvy dohromady, vynorí sa určitý vzor.

Problémom často nie je to, že by spoločnostiam chýbali informácie.

Majú ich dostatok.

Problémom je, že informácie sú roztrúsené na rôznych miestach.

Môžete mať:

Údaje z CRM → Ciele → Projekty → Aktivity → Stretnutia → Ľudia → Výsledky

Ak však tieto prvky nie sú prepojené, ľudia musia neustále znovu vytvárať vzťahy medzi nimi.

Pýtajú sa:

Prečo to robíme?

Ktorý cieľ to podporuje?

Kto je za to zodpovedný?

Čo sa stalo po stretnutí?

Prispela táto aktivita skutočne k dosiahnutiu cieľa?

Čo nám hovoria údaje?

Čo by sme mali urobiť ďalej?

To spôsobuje ťažkosti pri realizácii.

Lepší model:

Model realizácie s väčšou prepojenosťou začína výsledkom.

1. Definujte cieľ

Čo sa snažíme dosiahnuť?

Užitočný cieľ by mal byť dostatočne jasný, aby usmerňoval rozhodnutia, a dostatočne konkrétny, aby sa dal merať.

2. Prepojte prácu

Aké projekty a aktivity skutočne posunú cieľ dopredu?

Tu sa stratégia mení na realizáciu.

Namiesto toho, aby ste úlohy vytvárali samostatne, prepojte ich s výsledkom, na ktorý majú vplývať.

3. Určite zodpovednosť

Každá dôležitá úloha by mala mať jasne stanovenú zodpovednosť.

Kto je zodpovedný za jej napredovanie?

Kto sa na nej má podieľať?

Kto potrebuje prehľad o situácii?

4. Prepojte relevantné údaje

Aké informácie nám napovedajú, či robíme pokroky?

V závislosti od cieľa to môžu byť napríklad:

• tržby
• udržanie zákazníkov
• konverzia
• ukazovatele dodávok
• pokrok v projekte
• angažovanosť
• prevádzkové KPI

Dôležité nie je len zbierať viac údajov.

Ide o prepojenie údajov s prácou a cieľom.

5. Vyhodnocujte pokrok

Pravidelne sa pýtajte:

Robíme správnu prácu?

Nielen:

Robíme prácu?

Tým sa rozhovor posunie od sledovania aktivít k strategickému vykonávaniu.

6. Učte sa a prispôsobujte sa

Realizácia nie je priamka.

Objavujú sa nové informácie.

Priority sa menia.

Niektoré činnosti majú väčší dopad, než sa očakávalo.

Iné majú menší.

Prepojený systém uľahčuje prehľad o tom, čo sa deje, a umožňuje prácu prispôsobiť podľa toho.

Medzera medzi stratégiou a realizáciou

Ako môžu tímy prepojiť každodennú prácu s obchodnými cieľmi?

Praktickým východiskom je položiť si pri každom dôležitom projekte alebo činnosti päť otázok:

1. Aký cieľ to podporuje?

Ak nie je odpoveď jasná, zvážte, či by táto práca mala mať prioritu.

2. Na aký výsledok sa snažíme vplývať?

Definujte výsledok, nie len úlohu.

3. Kto je zodpovedný za túto prácu?

Zviditeľnite zodpovednosť.

4. Ktoré údaje nám napovedia, či to fungovalo?

Vyberte relevantné metriky alebo ukazovatele.

5. Čo bude ďalej?

Prepojte činnosť s ďalším rozhodnutím, krokom alebo vyhodnotením.

Vytvorí sa tak jednoduchý reťazec:

Cieľ → Práca → Zodpovedná osoba → Ukazovateľ → Výsledok

Čím konzistentnejšie sa tento reťazec používa, tým ľahšie je pochopiť, prečo sa práca vykonáva a či prináša pokrok.

Produktivita nie je to isté ako dopad

Produktivita je stále dôležitá.

Tímy musia pracovať efektívne.

Projekty musia napredovať.

Termíny sú dôležité.

Produktivita by však nemala byť konečnou otázkou.

Lepšia otázka znie:

Prináša naša práca potrebný pokrok?

Predstavte si dva tímy.

Tím A

Tento mesiac splní 200 úloh.

Tím B

splní 120 úloh.

Práca tímu B však priamo podporuje jeho najdôležitejšie obchodné ciele a prináša merateľné zlepšenia vo výsledkoch, ktoré spoločnosť sleduje.

Ktorý tím vytvoril väčšiu hodnotu?

Na túto otázku nemožno odpovedať len na základe objemu úloh.

Preto sa organizácie čoraz viac musia zamerať nielen na ukazovatele aktivity, ale aj na dopad práce.

Cieľom nie je len robiť viac.

Je to zviditeľnenie prepojenia medzi prácou a výsledkami.

Aké miesto v tom všetkom zaujíma riadenie práce?

Práve v tomto sa riadenie práce odlišuje od tradičného riadenia úloh alebo projektov.

Riadenie projektov sa zvyčajne zameriava na riadenie definovaného projektu:

• rozsah
• úlohy
• termíny
• zdroje
• závislosti

Riadenie práce môže poskytovať širší pohľad na to, ako sa práca presúva v rámci organizácie.

Môže prepojiť:

Ciele → Projekty → Činnosti → Ľudia → Dáta → Výsledky

Toto rozlíšenie je dôležité, pretože organizácie nielen realizujú projekty.

Realizujú stratégie.

Reagujú na potreby zákazníkov.

Spolupracujú s externými partnermi.

Vedú porady.

Riadi prebiehajúce aktivity.

Učia sa z údajov.

A všetky tieto činnosti môžu ovplyvniť strategické výsledky.

Ako Beenia spája prácu s výsledkami

Práve na riešenie tohto problému bola vytvorená Beenia.

Beenia je platforma na realizáciu naprieč organizáciami, navrhnutá tak, aby prepojila prvky potrebné na realizáciu: ciele, projekty, aktivity, stretnutia, údaje a ľudí.

Namiesto toho, aby sa tieto prvky považovali za samostatné úlohy, Beenia ich spája do jedného prepojeného toku.

To znamená, že tím môže prepojiť každodenné činnosti s cieľmi a kľúčovými ukazovateľmi výkonnosti (KPI), koordinovať projekty a stretnutia, spolupracovať s klientmi a externými spolupracovníkmi, prepojiť údaje z iných nástrojov a sledovať pokrok smerom k merateľným výsledkom.

Myšlienka je jednoduchá:

Nestačí len vidieť, aká práca sa vykonáva. Treba vidieť, prečo je dôležitá a čo mení.

Pre organizácie, ktoré pracujú naprieč tímami, projektmi, klientmi a partnermi, to vytvára jasnejšie prepojenie medzi stratégiou a jej realizáciou.

Stratégia → Práca → Dáta → Výsledky

A práve tu zapadá Beenia.

Praktický kontrolný zoznam pre lepšiu realizáciu stratégie

Ak chcete zlepšiť prepojenie medzi stratégiou a jej realizáciou, začnite s týmito otázkami:

Ciele

• Sú naše najdôležitejšie ciele jasne definované?
• Chápe tím, ako vyzerá úspech?

Práca

• Vidíme, ktoré projekty a činnosti podporujú jednotlivé ciele?
• Odrážajú sa priority v každodennej práci?

Zodpovednosť

• Má každá dôležitá činnosť jasne určeného zodpovedného?
• Chápu prispievatelia svoju úlohu?

Porady

• Premenili sa rozhodnutia na konkrétne kroky?
• Môžeme sledovať, čo sa stalo po stretnutí?

Údaje

• Sú relevantné KPI prepojené s cieľmi, ktoré merajú?
• Majú tímy k dispozícii informácie potrebné na rozhodovanie?

Spolupráca

• Môžu klienti a partneri prispievať bez toho, aby dochádzalo k ďalšej fragmentácii?
• Majú všetci správnu úroveň prehľadu?

Výsledky

• Meráme výsledky, nielen činnosť?
• Vieme určiť, ktorá práca nás skutočne posúva vpred?

Ak niektoré odpovede nie sú jasné, problémom nemusí byť to, že váš tím musí pracovať usilovnejšie.

Možno je to tým, že váš systém realizácie potrebuje silnejšie prepojenia.

Záver

Otázka neznie:

Ako môže náš tím zvládnuť viac práce?

Ale:

Ako sa môžeme uistiť, že práca, ktorú vykonávame, skutočne posúva firmu vpred?

Stratégia určuje smer.

Ciele definujú, ako vyzerá úspech.

Práca premieňa zámery na činy.

Údaje ukazujú, čo sa deje.

Výsledky nám povedia, či to fungovalo.

A učenie nám pomáha rozhodnúť sa, čo bude ďalej.

Keď sa tieto prvky prepoja, tímy získajú niečo hodnotnejšie než len dlhší zoznam splnených úloh.

Získajú prehľad o vzťahu medzi vynaloženým úsilím a dosiahnutým dopadom.

Pretože byť zaneprázdnený nie je to isté ako dosahovať pokrok.

Skutočným cieľom nie je robiť viac práce.

Je to robiť správnu prácu – a pochopiť, prečo je dôležitá.

Často kladené otázky

Prečo tímy tvrdo pracujú, ale napriek tomu nedosahujú svoje ciele?

Tímy môžu zlyhať v dosahovaní cieľov, ak každodenná práca nie je jasne prepojená so strategickými cieľmi. Zamestnanci môžu vykonávať mnoho úloh bez toho, aby vedeli, ktoré činnosti majú najväčší vplyv na výsledky, ktoré sa organizácia snaží dosiahnuť.

Čo je realizácia stratégie?

Realizácia stratégie je proces premeny strategických cieľov na koordinovanú prácu, zodpovednosť, merateľný pokrok a výsledky.

Ako prepojíte každodennú prácu s obchodnými cieľmi?

Začnite definovaním cieľa a potom k nemu priraďte relevantné projekty a činnosti. Jasne určite zodpovednosť, identifikujte ukazovatele, ktoré signalizujú pokrok, pravidelne vyhodnocujte výsledky a prispôsobujte prácu na základe získaných poznatkov.

Aký je rozdiel medzi produktivitou a dopadom?

Produktivita sa zameriava na to, koľko práce sa vykoná a ako efektívne sa vykonáva. Vplyv sa zameriava na to, či táto práca prináša zmysluplný pokrok smerom k požadovanému výsledku.

Ako môžu stretnutia podporiť realizáciu stratégie?

Porady sa môžu stať súčasťou procesu realizácie, ak sú rozhodnutia prepojené s konkrétnymi činnosťami, zodpovednými osobami, cieľmi a následnými krokmi. Užitočným modelom je Porada → Rozhodnutie → Činnosť → Cieľ → Výsledok.

Prečo je nesúvislá práca problémom?

Keď sú ciele, projekty, úlohy, stretnutia a údaje uložené v oddelených systémoch, tímy často musia ručne rekonštruovať, ako spolu súvisia. To môže sťažiť prehľad o prioritách a pokroku.

Aký je rozdiel medzi riadením projektov a riadením práce?

Riadenie projektov sa zvyčajne zameriava na plánovanie a realizáciu definovaných projektov. Riadenie práce môže mať širší záber tým, že spája projekty a prebiehajúce aktivity s ľuďmi, cieľmi, údajmi a výsledkami organizácie.

Pohľad spoločnosti Beenia

Váš tím nemusí mať problém s produktivitou.

Možno máte problém s pripojením.

Pripojte sa:

Ciele → Práca → Dáta → Výsledky

A zviditeľnite cestu od stratégie k realizácii.

Beenia — Od nápadov k dosahu.

Spojte sa. Rastite. Dosahujte úspechy.