Zusammenarbeit mit Nichtbenutzern

Zusammenarbeit mit externen Benutzern in Beenia

Die reibungslose Zusammenarbeit beschränkt sich nicht nur auf Ihr internes Team. Bei Beenia Zusammenarbeit ohne Benutzer, können Sie Aufgaben und Besprechungen mit externen Partnern, Kunden oder Interessenvertretern teilen, ohne dass diese ein Beenia-Konto erstellen müssen. Diese Funktion macht verstreute E-Mail-Updates überflüssig und ermöglicht es allen, in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben.

So ermöglichen Sie die öffentliche Zusammenarbeit

Bevor Sie Aktivitäten extern teilen, Workspace-Administratoren müssen das öffentliche Teilen aktivieren:

1. Gehe zu den Workspace-Einstellungen — Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
2. Navigiere zu Datenschutz und Teilen — Aktivieren Öffentlicher Zugriff über URL um eine externe Zusammenarbeit zu ermöglichen.
3. Berechtigungen festlegen — Wähle zwischen Nur-Lese-Zugriff oder volle Zusammenarbeit, je nachdem, welche Interaktionsstufe Sie zulassen möchten.

Nach der Aktivierung kannst du einzelne Aufgaben, Besprechungen oder sogar ganze Boards mit externen Benutzern teilen.

Aktivitäten und Treffen teilen

Um eine bestimmte Aktivität oder ein Meeting zu teilen:

1. Öffnen Sie die Aktivität oder das Meeting du willst teilen.
2. Klicken Sie auf das Dreipunktmenü in der oberen rechten Ecke.
3. Wählen Sie „Öffentlicher Zugriff“ und aktiviere den Schalter zum Teilen.
4. Kopieren Sie den generierten Link und senden Sie es an Ihre externen Mitarbeiter.

Jetzt kann jeder mit dem Link Details, benutzerdefinierte Felder, Unteraufgaben und Kommentare anzeigen direkt aus ihrem Browser — keine Anmeldung erforderlich.

Gastredaktion und Beiträge

Für eine interaktivere Zusammenarbeit können externe Benutzer melde dich als Gast an mit ihrem Namen und ihrer E-Mail-Adresse. Dies ermöglicht ihnen:

✅ Status aktualisieren

✅ Priorität ändern

✅ Namen bearbeiten

✅ Beschreibung bearbeiten

✅ Benutzerdefinierte Felder ändern

✅ Anlagen hinzufügen

✅ Liste ändern

✅ Kommentare und Feedback hinzufügen

Dies ist besonders nützlich für Kundengenehmigungen, ausgelagerte Projekte und gemeinsame Checklisten, wie Onboarding-Prozesse mit vorgefüllten Unteraufgaben und Lehrvideos.

Beste Anwendungsfälle für öffentliche Zusammenarbeit

🔹 Arbeitsabläufe für Kunden — Teilen Sie den Projektfortschritt mit, erhalten Sie Genehmigungen und sorgen Sie für eine zentrale Kommunikation.
🔹 Freiberufler und Auftragnehmer — Weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt, ohne dass sie Ihrem internen System beitreten müssen.
🔹 Mentoring und Schulung — Stellen Sie strukturierte Aufgaben mit Lernressourcen, Checklisten und Fortschrittsverfolgung bereit.
🔹 Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit — Arbeiten Sie mit Partnern und Stakeholdern zusammen, ohne dass Sie ein Konto erstellen müssen.

Durch die Aktivierung der Zusammenarbeit ohne Benutzer macht es Beenia einfacher effizient mit externen Teams zusammenarbeiten, um alles transparent, organisiert und auf dem neuesten Stand zu halten. Probieren Sie es noch heute aus und optimieren Sie Ihre Zusammenarbeit! 🚀