Desaťročia bol spôsob práce založený na jednoduchom predpoklade: všetko sa odohráva v rámci jednej firmy. Nástroje na riadenie projektov, spoluprácu aj firemné procesy boli preto navrhnuté pre jednu organizáciu, jeden tím a jeden spoločný pracovný priestor. Dnes však moderná spolupráca funguje inak. Do väčšiny strategických iniciatív sú zapojení zákazníci, partneri, dodávatelia, konzultanti, agentúry alebo iné externé organizácie. Úspech preto nezávisí len od toho, ako efektívne fungujú tímy interne, ale aj od toho, ako dobre dokážu rôzne organizácie spoločne realizovať svoje ciele. Spôsob práce sa zmenil, no softvér, ktorý ho podporuje, sa mu zatiaľ úplne neprispôsobil.
Spomeň si na väčšiu iniciatívu, ktorú vaša firma nedávno realizovala, napríklad implementáciu pre zákazníka, uvedenie produktu na trh, konzultačný projekt, inovačný program alebo strategické partnerstvo. Pravdepodobne sa na nej podieľalo viacero organizácií a každá z nich priniesla vlastné tímy, procesy a nástroje. Jeden tím pracoval v Jire, ďalší v Asane alebo Microsoft Planneri, zatiaľ čo iní používali tabuľky, e-maily, Slack či pravidelné stretnutia. Každá organizácia dokázala riadiť svoju vlastnú prácu, no chýbalo spoločné miesto pre koordináciu realizácie naprieč všetkými zapojenými organizáciami. A práve tu vzniká komplexnosť.
Keď je práca rozdelená medzi rôzne organizácie a systémy, rýchlo sa stráca prehľad. Ciele sú definované na jednom mieste, úlohy sa spravujú inde, rozhodnutia zostávajú v poznámkach zo stretnutí a míľniky sa aktualizujú manuálne. Aktuálny stav sa musí zisťovať prostredníctvom e-mailov a statusových stretnutí namiesto toho, aby bol kedykoľvek dostupný. Problémom pritom nemusí byť zlá spolupráca, ale chýbajúci spoločný pohľad na realizáciu. Stráca sa kontext, práca sa duplikuje, zákazníci majú menší prehľad a rozhodovanie trvá dlhšie. Čím viac organizácií je zapojených, tým náročnejšie je udržať všetkých zameraných na spoločný cieľ.
Moderné nástroje na riadenie projektov dokážu veľmi dobre organizovať prácu v rámci jednej firmy. Realizácia naprieč viacerými organizáciami však prináša iné požiadavky. Firmy často nechcú poskytovať externým partnerom prístup do svojich interných systémov, partneri nechcú pre každého zákazníka preberať nové procesy a nástroje a zákazníci by sa nemali učiť používať ďalšiu platformu len preto, aby vedeli, čo sa práve deje. Spolupráca sa preto často vracia k e-mailom, tabuľkám, zdieľaným dokumentom a stretnutiam. To, čo chýba, nie je ďalší nástroj na riadenie projektov, ale spoločná vrstva prepájajúca zapojené organizácie.
Organizácie už dnes majú množstvo možností, ako spolu komunikovať prostredníctvom správ, dokumentov, kanálov a stretnutí. Samotná komunikácia však ešte neznamená spoločnú realizáciu. Tá si vyžaduje spoločné ciele, míľniky, zodpovednosti, rozhodnutia a transparentnosť. Každý musí vedieť, čo sa práve deje, čo nasleduje a ako jeho práca prispieva k spoločnému výsledku, aj keď jednotliví ľudia patria do rôznych organizácií a používajú odlišné systémy.
Cross Organization Execution vytvára spoločný operačný rámec bez toho, aby obmedzoval samostatnosť zapojených organizácií. Každá firma môže naďalej používať vlastné nástroje a interné procesy, zatiaľ čo všetci účastníci zostávajú zosúladení v spoločných iniciatívach, cieľoch, míľnikoch, rozhodnutiach a výsledkoch. Existujúce systémy sa nenahrádzajú, ale práca, ktorá v nich prebieha, sa prepája. Výsledkom je väčšia transparentnosť, jasnejšie zodpovednosti, rýchlejšie rozhodovanie a menej komplikácií medzi organizáciami.
Firmy fungujú čoraz viac prepojene. Produkty vznikajú v spolupráci viacerých organizácií, konzultanti úzko spolupracujú s tímami zákazníkov, firmy vyvíjajú riešenia spolu s partnermi a inovácie vznikajú v celých ekosystémoch. Úspešné preto nebudú len organizácie s kvalitnými internými procesmi, ale aj tie, ktoré dokážu efektívne realizovať spoločné iniciatívy naprieč organizačnými hranicami. Cieľom nie je prinútiť všetkých používať rovnaký nástroj alebo proces, ale vytvoriť spoločné porozumenie toho, čo treba dosiahnuť a ako realizácia napreduje. Pretože realizácia sa nekončí na hraniciach jednej firmy a nemali by sa tam končiť ani systémy, ktoré ju podporujú.
V Beenii veríme, že firmy nepotrebujú ďalší nástroj na správu úloh ani ďalšiu komunikačnú platformu. Potrebujú spôsob, ako prepojiť realizáciu medzi zákazníkmi, partnermi, dodávateľmi, konzultantmi a internými tímami. Beenia poskytuje spoločné prostredie na zosúladenie cieľov, koordináciu práce, sledovanie pokroku a spoločné rozhodovanie, pričom každá organizácia môže naďalej používať nástroje a procesy, ktoré jej vyhovujú. Preto Beenia nazývame Cross Organization Execution Platform, pretože čoraz viac práce neprebieha len v rámci jednotlivých organizácií, ale medzi nimi.