Autor: 28. februára 2021, 14:42

5 krokov, s ktorými v pohode zvládnete prvý projekt v kanbane


Preskočme zbytočne dlhé úvody. Keď ste klikli na tento článok, tak zrejme už čo-to o kanbane viete a flirtujete s myšlienkou, že by ste si ho vyskúšali vo svojom tíme.

Ak náhodu čo-to ešte neviete, pozrite si náš predchádzajúci článok, v ktorom sme rozoberali to, ako a prečo kanban funguje.

Dnes teóriu odložíme stranou a pozrieme sa na konkrétne kroky, ako s ním môžete začať.

Začnite tam, kde ste

Nabehnutie na kanban nie je o radikálnych zmenách. Naopak, je o rešpektovaní súčasného stavu.

Skúste teda najprv čo najpresnejšie zmapovať a popísať svoj aktuálny tok práce, resp. jednotlivé kroky, ktoré postupne robíte od začatia práce po jej dokončenie. Tieto kroky sú fázy vášho workflowu.

Vo všeobecnosti sú tieto kroky tri: plánované úlohy – prebiehajúce – dokončené. Každý tím však pracuje v iných podmienkach a inom kontexte, takže názvy krokov a aj ich počet sa môžu meniť.

Na čo si dať pozor: nenasadzujte si ružové okuliare. Popíšte svoj proces čo najpresnejšie a nepokúšajte sa zatiaľ nič vylepšovať ani vymýšľať nové inovatívne riešenia. Jednoduchšie si tak na metodiku zvyknete a na zmeny príde čas neskôr.

Pustite sa do nástenky

Teraz prichádza tá zábavnejšia časť. Pripravte si nástenku a pridajte na ňu stĺpce, ktoré budú reprezentovať fázy vášho workflowu.

Ak máte napríklad tím zákazníckej podpory, tak by vaše základné stĺpce mohli vyzerať takto: požiadavky – v riešení – vyriešené.

Nové požiadavky zákazníkov sa vám budú zbierať v prvom stĺpci vo forme kanbanových kariet. Tie predstavujú jednotky práce, resp. úlohy, ktoré sa chystáte riešiť.

Máte tak pripravenú nástenku, po ktorej budete presúvať karty zľava doprava a postupne tak pomáhať svojim klientom.

Čo tým získate: nástenka bude efektívny nástroj, ktorý prinesie vizuálnu spätnú väzbu toho, čo sa deje a čo robíte, takže na nič nezabudnete.

Začnite sa obmedzovať

Predtým, ako sa pustíte do presúvania kariet, vás čaká ešte jeden dôležitý krok – nastavte si limity na rozrobenú prácu.

Limity fungujú na princípe, že si v konkrétnom stĺpci stanovíte počet úloh, ktorým sa v danom čase môžete venovať. Ďalšiu kartu si vezmete až vtedy, keď sa priestor pod limitom otvorí.

Konkrétne číslo závisí od povahy vášho tímu a práce, no platí pravidlo, že čím menej, tým lepšie. V ideálnom prípade jedna otvorená úloha na jedného človeka.

Povedzme, že v našom príklade so zákazníckou podporou máte dvoch špecialistov, ktorý sa venujú požiadavkám. Vtedy by váš limit v stĺpci v riešení mal byť nastavený na dve kanbanové karty.

Na čo sú limity: zmyslom kanbanu je zabezpečiť čo najplynulejší tok práce a na to je singletasking ideálny. Vezmete si úlohu, plne sa na ňu sústredíte, vyriešite ju a potiahnete si ďalšiu. V konečnom dôsledku tak budete pracovať rýchlejšie, ako keby ste riešili viac vecí súčasne, pretože sa vyhnete rôznym prerušeniam a medzerám. 

Sledujte, merajte, komunikujte

Kanban je o postupných zmenách, ktorými budete zefektívňovať svoje procesy. Preto je dôležité neskončiť pri prvej nástenke.

Naplánujte si pravidelné stretnutia, na ktorých budete analyzovať celý tok práce.

Všímajte si, kde ide práca hladko a kde sa zvykne zasekávať. Zmerajte si koľko času priemerne trvá jednej karte jeden cyklus, teda prechod celou nástenkou a to, koľko kariet viete vyriešiť v danom časovom období.

Na čo nezabudnúť: dajte pri analýze priestor každému členovi tímu. Získate tak rôzne perspektívy na jednotlivé fáze prác. Vďaka nim si lepšie poskladáte komplexný obraz a nájdete aj drobnejšie nedostatky, ktoré môžete vylepšiť.

Nebojte sa zmien

V predchádzajúcom kroku ste získali cenné dáta o vašom workflowe. Tie teraz budú vašou štartovacou čiarou, na základe ktorej sa môžete pustiť do optimalizácie.

Pracujte s nápadmi, ktoré vzniknú pri analýze a hľadajte spôsoby, ako môžete vylepšiť svoj proces a zefektívniť tok práce.

Môže sa napríklad stať, že vaši špecialisti zo zákazníckej podpory sú pri zložitejších otázkach blokovaní čakaním na vývojárov. Skúste pridať developerom vlastný stĺpec. Konzultantom sa tak otvorí miesto pod limitom práce a môžu sa zatiaľ venovať ďalším témam.

Zdá sa vám, že niektoré otázky sa príliš často opakujú? Pridajte pre ne stĺpec a sledujte, koľko kariet cez neho prejde. Ak sa teória potvrdí, možno je čas na pridanie FAQ sekcie na web alebo chatbota, ktorý bude riešiť jednoduché dopyty.

Upravená nástenka by postupne mohla vyzerať napríklad takto: požiadavky – v riešení – časté otázky – developeri – vyriešené

Netlačte na pílu: nerobte veľa veľkých zmien naraz, choďte na to s rozumom. Preberte nový nápad s tímom a pomenujte, čo by predpokladaná zmena mala priniesť. Po prvých cykloch môžete súčasný stav porovnať s predchádzajúcim a uvidíte, či sa cieľ splnil.

Čo ďalej?

Najlepšie na kanbane je, že touto optimalizáciou nekončí. Je to kolobeh a zmeny, ktoré ste urobili, budú prvé z mnohých.

Stále môžete svoj systém analyzovať a po malých krokoch a experimentoch postupne vylepšovať. Veci tak začnú ísť plynulejšie. Zefektívnite si komunikáciu, tím sa stane flexibilnejším a v konečnom dôsledku zvýšite aj produktivitu.

Veď skúste a uvidíte.

    Nenechaj si nič ujsť a prihlás sa na odber
    []
    1
    Jazyk
    Previous
    Next