Autor: 27. februára 2021, 07:43

Skúšate kanban? Tieto funkcie Beenie si zamilujete


Zadrhávajúca sa komunikácia, nestihnuté termíny, zabudnuté úlohy. Ak vám niečo z toho znie povedome, nie ste jediní.

Kanban priťahuje ľudí z rôznych dôvodov. Spoločným prvkom však býva snaha o zefektívnenie worfklowu a tímovej práce.

A to práve boli aj hlavné ciele, ktoré nás v začiatkoch doviedli k vývoju Beenie. Nie je teda náhoda, že zopár jej funkcií je ušitých práve podľa princípov kanbanu.

Ten stojí na dvoch hlavných pilieroch: vizualizácia práce a postupná optimalizácia procesov. Poďme sa teda pozrieť na konkrétne funkcie Beenie, ktoré vám v týchto dvoch fázach uľahčia život.

Vizualizácia práce

Vizualizácia práce je alfa a omega nielen kanbanu, ale úplne všetkého. Keď totiž prácu lepšie uvidíte, tak jej oveľa lepšie porozumiete.

Beenia v tomto smere ponúka dva typy vizualizácie aktivít. Prvým je zoznamové zobrazenie podľa stromovej štruktúry, na ktoré ste zvyknutí z klasických počítačových adresárov. Miláčikom davov však vždy bola skôr kanbanová nástenka.

Kanbanové nástenky

Nástenka je hlavné ihrisko vášho tímu, kde môžete v priamom prenose sledovať to, v akej fáze plnenia sú jednotlivé úlohy.

Čo je základ: prehľadná nástenka pripravená na jednoduché pridávanie a editovanie stĺpcov, medzi ktorými si môžete presúvať svoje úlohy. Keď si ich nakoniec presuniete do stĺpca uzavreté, tak sa aj automaticky uzatvoria.

Prečo si ich zamilujete: Ak máte viac členov tímu alebo zložitejší workflow, tak si určite užijete možnosť prepínať zoskupenie aktivít.

V jednom zoskupení tak môžete mať napríklad klasický kanban so stĺpcami Plan – To-Do – Doing – Done a v druhom zase stĺpce rozdelené podľa členov tímu.

A nemusíte sa báť chaosu. Presúvanie úloh v jednom zobrazení nezmení ich poradie v druhom, akurát získajú iný farebný príznak, čo vám naopak pomôže ešte lepšie pochopiť vašu nástenku.

Kanbanové karty

Karty reprezentujú jednotky práce, teda menšie úlohy a aktivity, ktoré viete splniť v rozumnom čase. Podľa úrovne plnenia si ich potom presúvate medzi jednotlivými stĺpcami na tímovej nástenke.

Čo je základ: karta predstavuje aktivitu a nájdete v nej všetky informácie, ktoré k nej potrebujete. Okrem názvu tak môžete pridať krátky popis, termín, potrebné prílohy a jedného alebo viacerých riešiteľov, ktorí sú za ňu zodpovední.

Prečo si ich zamilujete: niektoré aktivity sú zložitejšie a vyžadujú pozornejší dohľad. V takých prípadoch poteší možnosť rozdeliť ju na viacero podaktivít, ktoré môžu mať rôznych riešiteľov, prípadne môžete celú aktivitu delegovať na iného člena tímu.

Pre plynulejší workflow prichádza do hry zase nastavovanie priorít, či pridávanie štítkov (tagov) a príjemnou pomôckou je aj pripínanie aktivít k porade.

A práve o poradách si viac povieme v nasledujúcej časti článku.

Optimalizácia a komunikácia

Kanban je o postupnom vylepšovaní. Doslova. Začínate s tým, ako aktuálne pracujete a postupne, po malých zmenách, sa posúvate stále k lepšiemu a plynulejšiemu workflowu.

Na to potrebujete analyzovať svoje procesy a hlavne pravidelne a efektívne komunikovať. Našťastie, Beenia má sériu funkcií, s ktorými sú tímové porady hračka.

Porady

Čo je základ: pri organizovaní porady si viete naplánovať body, ktoré chcete na stretnutí prediskutovať a potom pozvať členov tímu cez mailovú notifikáciu. Vďaka nej sa im podujatie uloží do kalendára.

Prečo si ich zamilujete: Beenia má v sebe nástroj na tímové video hovory, takže nepotrebujete otvárať žiadny ďalší program. Na stretnutí tak môžete rovno zdieľať obrazovku s tímovou nástenkou, presúvať jednotlivé úlohy a analyzovať celý workflow.

Okrem toho však máte k dispozícii aj samostatnú obrazovku na porady. V nej máte stále na očiach naplánované body agendy, čo vám pomôže neodbiehať od témy a keď vám pri diskusii napadnú nové úlohy, tak ich tam môžete rovno vytvoriť a prideliť ich riešiteľom. Vďaka tomu sa im pripnú do ich to-do listu.

Ak zase dávate dôraz na to, aby sa nezabudlo na nič z toho, čo na porade odznie, tak práve pre vás je zápis porady. Ten funguje v reálnom čase, čiže keď zapisovateľ píše poznámky, tak ich všetci na stretnutí hneď aj vidia.

Tieto zápisy si neskôr budete vedieť hocikedy jednoducho dohľadať, takže ak by vám aj niečo vypadlo z hlavy, práve tu to nájdete.

Do nekonečna a ešte ďalej

Ak teraz iba začínate s kanbanom, nebojte sa zmien. Táto metodika nie je o striktných pravidlách, naopak, do veľkej miery si ju viete ohnúť podľa svojich potrieb a typu práce.

A v podobnom duchu fungujú aj jednotlivé funkcie v Beenii. S kanbanom vám v začiatkoch pomôžu, no zároveň sú do veľkej miery univerzálne a je na vás, ako si ich prispôsobíte (naši používatelia nás už v tomto smere neraz prekvapili).

Vymýšľajte, vylepšujte a zefektívňujte, Beenia je v tomto smere pieskovisko, kde sa fantázii medze nekladú.

No, ak by ste sa s niečím náhodou trápili, určite sa nám ozvite. Naši špecialisti zo zákazníckej podpory vám radi pomôžu.

    Nenechaj si nič ujsť a prihlás sa na odber
    []
    1
    Jazyk
    Previous
    Next