Autor: 25. februára 2021, 11:14

Úvod do kanbanu: získate s ním ďaleko viac ako iba nástenku


Kanban je japonský koncept organizovania práce a… nie je úplne horúca novinka. Od jeho počiatkov ubehlo už viac ako 60 rokov, no na začiatku 21. storočia sa začal vyvíjať do novej podoby.

Odvtedy jeho popularita prudko rastie. Vychádza stále viac nových kníh, v ponuke je stále viac nových kurzov a čoraz viac rôznych tímov po ňom siaha s cieľom osvojiť si agilnejší prístup k práci.

Čím si získal túto pozornosť?

Začnime jednoduchou definíciou – kanban je systém vizualizácie práce a obmedzovania otvorených úloh s cieľom postupného zvyšovania efektivity.

Ak si s ním padnete do oka, tak by vás mal doviesť nielen k zvýšenej efektivite, ale aj k postupnému zlepšovaniu vo všetkých smeroch. Práve to je totiž nosná myšlienka filozofie kaizen, z ktorej tento systém vychádza.

 

Vizualizácia je základ

Slovo kanban v japončine vzniklo ako označenie vývesného štítu, teda vizuálneho signálu, ktorý si majiteľ obchodu umiestni na svoju prevádzku, aby upútal pohľady okoloidúcich. Už samotný názov teda napovedá, že vizualizácia bude zohrávať kľúčovú rolu.

A tu prichádzajú na scénu špecifické nástenky a karty.

 

Kanbanová nástenka

Kanbanová nástenka je nástroj, vďaka ktorému získate priestor na vizuálne zobrazenie svojej práce a jej postupného progresu. Jej zmyslom je rozdeliť prácu do jednotlivých fáz od plánovania až po dokončenie.

Každá z týchto fáz má na nástenke vlastný stĺpec, medzi ktorými potom presúvate kanbanové karty a prehľadne tak vidíte všetko, čo plánujete urobiť, na čom aktuálne pracujete a čo už je hotové.

Kanbanové karty

Nástenka je teda priestor na zobrazenie toku práce a samotnú prácu na nej reprezentujú kanbanové karty. Tie predstavujú menšie časti práce (úlohy alebo aktivity) ktoré viete splniť v rozumnom čase. A práve podľa úrovne ich plnenia si ich posúvate medzi stĺpcami na nástenke.

Na to, aby takáto karta spĺňala svoj účel, by mala obsahovať názov (aktivity), krátky popis, svojho majiteľa (kto je za ňu zodpovedný) a neuškodí jej ani dátum, dokedy má byť vybavená.

Keď si prácu netlačíte, ale ťaháte

Nástenkami a kartami kanban nekončí. Rovnako dôležité je to, ako s nimi pracovať. V tomto smere je dôležité vedieť, že z pohľadu toku práce a informácií sa kanban zaraďuje medzi takzvané ťahové systémy.

Ak ste sa s týmto pojmom ešte nestretli a znie vám zbytočne zložito, tak máme dve dobré správy. Po prvé, nie je to zložité a po druhé, pravdepodobne ste už neraz fungovali v ťahovom systéme.

Čo je vlastne ťahový systém?

Predstavte si napríklad, že si potrebujete vytlačiť dôležitý dokument. Tlačiareň vás však nedávno upozornila na dochádzajúci toner a všimli ste si, že kvalita tlače už začína klesať. Čo urobíte?

Ak ste teraz v hlave vymenili toner, objednali ďalší a potom vytlačili dokument, tak ste postupovali podľa ťahového systému. Ten je špecifický v tom, že práce sa vykonávajú až pri signalizovaní dopytu.

Teoreticky môžete toner vymeniť už dávno pred upozornením, ale tým by ste sa ukrátili o stovky strán, ktoré by ešte zvládol vytlačiť.

Teoreticky si môžete dopredu objednať stovku tonerov a mať po starostiach. Väčšinu z nich ale časom vyhodíte kvôli expirácii a ešte sa budete aj naťahovať s prenášaním a skladovaním škatúľ, pričom vám za každých okolností bude stačiť iba jeden toner v tlačiarni a 1 – 2 v šuplíku.

Ťahová povaha kanbanu je pripomienka, že celý koncept vznikol na výrobnej linke Toyoty, ktorá sa pustila do štíhlej výroby. Jej cieľom je maximálne zredukovanie odpadu a zbytočnej práce a zároveň  postupné zvyšovanie kvality výsledku.

 

Prestaňte začínať, začnite dokončovať

Kanban teda funguje na prístupe, že úlohy sa na vás netlačia z každej strany, ale vy si ich ťaháte k sebe v tých správnych momentoch. A s vyhodnotením toho, kedy je ten správny moment, pomáha jeden zo základných princípov kanbanu – limit na rozrobenú prácu.

Celý koncept kanbanu by vám mal pomôcť sústrediť sa na súčasný okamih. Na váš stĺpec s prebiehajúcimi aktivitami na nástenke, teda na aktuálne otvorené úlohy, ktoré máte na stole a v hlave.

A aby ste sa na ne vedeli perfektne sústrediť, tak by ich počet mal byť vždy obmedzený limitom, ktorý by ste nemali prekračovať. Nastavenie tohto limitu je na vás. Môžu to byť napríklad dve otvorené karty, no do veľkej miery to záleží od povahy vašej práce.

Inak povedané, správny čas na potiahnutie ďalšej kanbanovej karty prichádza v momente, kedy sa otvorí priestor pod limitom otvorených úloh.

Zarytým multitaskerom to možno bude trochu proti srsti, no týmto spôsobom sa uistíte, že nikdy nebudete zahltený rozrobenými vecami a v konečnom dôsledku vám práca pôjde plynulejšie a rýchlejšie.

Čo to celé prinesie

Preladiť sa na kanban bude zmena a na zmeny sa nezvyká jednoducho. Na rozdiel od iných metodík však funguje na teórii minimálnych a postupných zmien, takže proces adaptácie nie je nijak zvlášť náročný.

A keď tieto úvodné dni zvládnete, tak sa vám pomerne rýchlo odvďačí.

Prvé pozitívne zmeny si všimnete už v prvých dňoch od vytvorenia nástenky. Už samotná vizualizácia prinesie vášmu tímu ovocie. Svoju prácu doslova lepšie uvidíte, lepšie jej porozumiete a nastavíte sa spoločnú vlnu.

Keď potom začnete presúvať prvé karty a napĺňať prvé stĺpce, tak lepšie pochopíte, koľko času trvá zvládnutie jednotlivých úloh, kde sa práca zvykne zadrhávať a komu sa rýchlejšie uvoľňujú kapacity.

Tieto zistenia vás potom začnú motivovať k posledným princípom kanbanu – priebežne analyzovať celý systém a pravidelne s tímom komunikovať o tom, čo funguje, čo nefunguje a čo s tým dokážete spraviť.

Vďaka tomu môžete všetky procesy stále postupne vylaďovať a zlepšovať, čím si uctíte odkaz filozofie kaizen.

    Nenechaj si nič ujsť a prihlás sa na odber
    []
    1
    Jazyk
    Previous
    Next