Author: 13. April 2021, 13:13

Ako poraziť multitasking? Robte menej, spravíte viac


Zrejme nikto sa ešte nepustil do pracovného dňa s myšlienkou, že dnes bude cielene multitaskovať.

Že práve v tento deň bude robiť na štyroch úlohách naraz a vďaka tomu mu pôjde všetko pomalšie, bude vo väčšom strese a bude robiť viac chýb.

Multitasking býva skôr posledná možnosť a siahame po nej vtedy, keď už iná cesta nie je. Niekedy za to môžu nečakané okolnosti, niekedy zlé plánovanie a niekedy jednoducho prídu dva – tri mejly s úlohami, ktoré majú pri termíne napísané: včera bolo neskoro.

Dnes sa pozrieme na dva zaujímavé postupy, ktoré pomáhajú vyhýbať sa takýmto situáciám, prípadne minimalizovať negatívne dopady, ktoré multitasking prináša.

Nastavte si stopku

Ak hovoríme o efektívnom workflowe, ktorý už v samotných základoch eliminuje multitasking, nemôžeme nespomenúť kanban. Slávna japonská metodika to dosahuje jedným zo svojich pilierov, ktorým sú limity na rozrobenú prácu.

Kanban totiž pracovný tok vníma ako diaľnicu a jednotlivé úlohy ako autá. Keď je premávka plynulá, tak sa každé auto dostane do cieľa v optimálnom čase. Keď sa však cesta zahltí, tak vznikne kolóna a všetko stojí alebo sa posúva slimačím tempom.

WIP (work in progress) limity takéto zahltenia manažujú tým, že fungujú ako semafory pre úlohy. Čiže predstavujú množstvo otvorených úloh, ktorým sa v danom čase môžete venovať.

V ideálnom svete by bolo toto číslo 1, čiže každý člen tímu by pracoval iba na jednej úlohe. V momente, keď sa mu ju podarí vyriešiť alebo posunúť ďalej, tak sa pustí do ďalšej.

Na internete nájdete niekoľko vzorcov, ako sa k optimálnemu číslu limitu priblížiť, no žiadna univerzálna odpoveď fungujúca pre všetky tímy neexistuje. Najlepšie sa k nemu aj tak dostanete skôr postupným skúšaním, analyzovaním a optimalizovaním.

Prečo sa to oplatí skúsiť

Ak ste sa s týmto „obmedzujúcim“ prístupom ešte nestretli, tak vám možno znie neintuitívne a nereálne, no v praxi prináša hneď niekoľko výhod.

Práca bude plynúť rýchlejšie, pretože tím sa nastaví viac na dokončovanie úloh, namiesto toho aby bol neustále zaplavený rozrobenými vecami, ktoré sa pomaly posúvajú. Zároveň zistíte, aká je skutočná kapacita členov tímu a kde sa práca začína kopiť.

Ak si takéto limity chcete otestovať na vlastnej koži a vlastnom tíme, tak to teoreticky môžete vyskúšať aj bez implementovania komplexného kanbanu.

Narazíte však na niekoľko otázok typu ako si nastaviť pravidlá limitov, v akom poradí si ťahať nové úlohy or ako manažovať rad čakajúcich úloh. Odpovede na ne nájdete v príručkách kanbanu, takže ak vás táto technika láka, tak určite stojí za vyskúšanie so všetkým, čo k nej patrí.

Spravte si z úloh sendvič

Niekedy sa stane, že sa ocitneme po uší zamotaní v úlohách a multitasking vyzerá ako jediná možnosť. Ak sa to stáva pravidelne, môže to mať vážne následky. Čo robiť vtedy?

Treba si uvedomiť, že jedna z najväčších daní, ktoré pri multitaskingu platíme, je čas. Čas, ktorý strácame kvôli rôznym rozptýleniam, prepínaniu pozornosti a adaptovaní sa na nové pravidlá premýšľania.

Výskumy nám pritom ukazujú, že o čo rozdielnejšie a zložitejšie sú úlohy, medzi ktorými prepíname, o to viac času strácame. To následne prináša stres a chyby, takže trpí naša efektivita.

V týchto situáciách je zaujímavou alternatívou technika zvaná chunking. Tá funguje na myšlienke, že si pracovný deň rozdelíme do blokov zložených z podobných úloh.

Prečo sa to oplatí skúsiť

Pri chunkingu budete mať v pracovnom kalendári vyhradené presné časové bloky, v ktorých sa budete venovať podobným úlohám. Vďaka týmto blokom sa budete vedieť lepšie sústrediť na jeden typ práce, čo eliminuje negatíva súvisiace s adaptovaním sa na rôzne typy úloh.

Jednotlivé bloky si pritom môžete naplánovať tak, aby čo najviac sedeli vášmu spôsobu práce – napríklad vyhradiť si svoje najproduktívnejšie hodiny na najdôležitejšiu prácu.

V jednotlivých blokoch by ste mali ignorovať všetky rozptýlenia, čiže ani nereagovať na telefonáty a zavolať späť až počas bloku, ktorý na to máte vyhradený.

To isté platí napríklad pre kratochvíle ako skrolovanie sociálnych sietí. Ak to počas dňa potrebujete ako odreagovanie, vyhraďte si na to špeciálny blok.

Ak sa na takéto striktné plánovanie zatiaľ necítite, tak prvý krok ku chunkingu môže byť aj tzv. 20 minútové pravidlo – keď sa pustíte do nejakej úlohy, tak sa jej naplno venujte vyhradený čas.

 

Malý pomocník single-taskerov

Zvyknúť si na nové spôsoby práce nebýva vždy jednoduché. Dobrá správa je, že dnes existuje množstvo šikovných nástrojov, ktoré vám pomôžu lepšie využívať svoj pracovný čas a potenciál.

Jedným z nich je Beenia, ktorá vám môže pomôcť lepšie si vizualizovať, plánovať a analyzovať svoj spôsob práce. A to sú prvé kroky k tomu, aby sa váš pracovný deň nezadrhával a neocitli ste sa v pasci nekonečného víru multitaskingu.

Skúste a uvidíte.

    Don't miss anything and subscribe
    []
    1
    Language
    Previous
    Next