+421 911 071 367
Prihlásiť sa na odber noviniek

6 výhod, ktoré vám prinesie kvalitný nástroj na riadenie úloh v tíme

Ruku na srdce, komu pri prehrabávaní papierikov s poznámkami alebo hľadaním strateného mailu nenapadla myšlienka, že predsa musí existovať aj lepší spôsob?

Dobrá správa – ten spôsob naozaj existuje.

Ešte pred pár rokmi bola stelesnením tímového task manažmentu overená dvojica papier a pero. Doba však pokročila a moderná doba si vyžaduje moderné riešenia.

Firmy dnes bežne žonglujú s viacerými projektmi naraz a pre bežného smrteľníka je často nereálne mať stále prehľad a udržať v hlave všetky úlohy, termíny a informácie, ktoré k práci potrebuje.

A práve preto prišli na pomoc nástroje na riadenie úloh v tíme.

Ak nič také zatiaľ nevyužívate, pozrite sa na 6 zaujímavých výhod, ktoré vám takýto nástroj prinesie do pracovného života.

1. Plánovanie z riadiacej veže

Dobré plánovanie, či už tímové alebo osobné, vždy bolo a bude základom úspechu. Pre dobrého manažéra je tento proces hračka, avšak keď sa rôzne projekty a témy začnú kopiť, tak plánovanie začne byť výzva aj pre tých najšikovnejších.

Nástroje na tímový task manažment vám v tomto smere poskytnú novú perspektívu.

Hneď na začiatku uvidíte, kto na čom momentálne pracuje, ako sú jednotliví členovia tímu vyťažení, kto má priestor na aké úlohy a takisto si jednoduchšie ujasníte priority.

Jednoducho povedané, jasne uvidíte štartovaciu čiaru aj možnosti, ako sa čo najlepšie dostať v danom termíne do cieľa.

2. Sledovanie (spolu)práce v reálnom čase

Maily, v ktorých vám niekto odpovedá na všetko, okrem toho, čo ste sa pýtali. Konferenčný hovor, pri ktorom prevraciate oči, pretože sa preberajú veci, ktoré ste už trikrát počuli. Poznáte?

Komunikácia je motor, ktorý poháňa tím vpred, a preto musí fungovať hladko a efektívne.  V správnom nástroji preto máte možnosť vymieňať si informácie napríklad cez klasické správy alebo komentáre ku konkrétnym témam a úlohám.

Čo je však rovnako dôležité, prácu seba aj svojho tímu budete mať vizualizovanú priamo pred očami, takže uvidíte, čo už je hotové, čo vás čaká, čo treba dotiahnuť a aké riziká môžu číhať za rohom.

Všetko je pritom aktualizované v reálnom čase, takže čerstvejšie novinky inde len tak ľahko nenájdete.

Tento prehľad vám nakoniec poskytne toľko informácií, že často vám bude stačiť pár klikov na myši, namiesto zbytočného otvárania nového mailu alebo vytáčanie telefónneho čísla (alebo seba).

3. Termíny udržané na uzde

Nestihol som, nevidel som, zabudol som – trojica slovies, ktoré sa príliš často objavujú v jednej vete so slovami termín a úloha.

Pri množstve rôznorodých povinností, dátumov a drobností je však pochopiteľné, že sa z pamäte alebo diáru občas niečo vytratí.

Preto si v online aplikáciách už pri plánovaní môžete určiť začiatok aj predpokladané ukončenie jednotlivých úloh. Nástroje potom riešiteľov týchto taskov priebežne upozorňujú na vývoj, prípadné omeškania alebo nové riziká.

A to sa už len tak nevytratí.

4. Spoločná databáza: od informácií k súborom

Dokumenty, obrázky, kontakty, prezentácie, tabuľky… Existencia množstva rôznorodých súborov pri práci v mnohom pomáha, aj keď nie vždy. Zvlášť ak máte jeden uložený na ploche, iný v niektorom z mailových vlákien a o polohe ďalšieho, ktorý práve potrebujete, máte iba hmlisté tušenie.

V spoločnom online nástroji môžete všetky potrebné informácie aj súbory zdieľať na jednom mieste so svojimi kolegami, takže keď bude ktokoľvek niečo hľadať, hneď vie, kam sa pozrieť.

S touto fukcionalitou pritom ide ruka v ruke ďalšia zaujímavá výhoda – centralizáciou súborov, informácií a priebehov prác postupne vznikne vaša knowledge base.

Ak teda napríklad kolega so špecifickou agendou ochorie, svoje informácie si so sebou neodnesie do chrípkovej postele, takže môžete chvíľu pokračovať aj bez neho.

Rovnakým spôsobom môžete pomôcť novému členovi tímu, ktorý má nabehnúť do rozbehnutého projektu. Hneď bude mať k dispozícií poznámky o doterajších prácach, potrebné dokumenty aj naplánované aktivity.

5. Porady, na ktorých nestihnete vylúštiť krížovku

Porady sú vynikajúcim spôsobom, ako si rýchlo vymeniť informácie alebo sa spoločne zamyslieť nad konkrétnym problémom.

Ale povedzme si úprimne, v praxi to nie vždy úplne vychádza.

Zbytočné alebo zle nastavené porady sú frustrujúce, ale hlavne stoja čas a peniaze (ak vás zaujíma koľko také stretnutie vlastne stojí, môžete si to vypočítať napríklad tu).

Na to, aby boli porady efektívne a produktívne, kladie dôraz nejedna moderná firma, v čom im pomáhajú kvalitné tímové nástroje.

Drvivá väčšina všetkých úloh sa rozdáva práve na poradách, a preto by takéto nástroje mali vedieť pomôcť nielen pri plánovaní a zápise porady, ale aj pri vytváraní a priraďovaní nových taskov priamo na stretnutí.

6. Po(d)klady pre reporting

Čo sa urobilo, čo sa neurobilo a malo, čo sa urobilo a nemalo a tak ďalej. Reporting je neoddeliteľnou súčasťou práce v mnohých oblastiach, do ktorej sa však málokto hrnie s radosťou.

Obzvlášť zdĺhavou a nezáživnou časťou je vyhľadávanie a príprava podkladov. To však neplatí, ak už máte všetky ukončené, otvorené aj plánované aktivity prehľadne spísané na jednom mieste.

Bonus v rámci reportingu pri takto evidovaných úlohách je však ešte jeden – manažér nemusí vždy čakať na svojho podriadeného, aby si všetko pripravil a potom sa s ním stretol.

V aplikácií si môže všetky jeho aktivity za dané časové obdobie prezrieť hocikedy a prehľad tak bude mať vždy.

Vyskúšajte jeden z takýchto nástrojov hneď a zadarmo

    []
    1 Step 1
    Menoyour full name
    Priezviskoyour full name
    Previous
    Next

    []
    1 Step 1
    Menoyour full name
    Priezviskoyour full name
    Previous
    Next